nav-left cat-right
cat-right

Kokous tai virkistyspäivä kartanossa

Kokous tai virkistyspäivä kartanossa

Joskus on hyvä vaihtaa ympäristöä ja saada uusia inspiraatioita työpaikan ulkopuolelta. Pienimuotoisemmat kokoukset omissa tiloissa ovat loogisia, mutta jos kyseessä on koko päivän tai jopa useamman päivän kokousrupeama, erilainen ympäristö saattaa stimuloida ja samalla palkita yrityksen työntekijöitä ja mahdollisesti yhteistyökumppaneitakin.

Suomessa on useita kymmeniä kartanoita, jotka tarjoavat erityyppisiä kokouspaketteja. Kokouksen järjestäminen kartanomiljöössä luo usein arvokkaampaa ja seesteisempää tunnelmaa, ja silti kaikki kokousjärjestelyt ovat samanlaiset kuin muissa vuokrattavissa tiloissa. Jos valmiista paketeista ei löydy mieluista, suurin osa kartanoista on valmis räätälöimään juuri kyseiseen kokoukseen sopivan paketin.

Aina silloin tällöin on on myös hyvä palkita työntekijöitä virkistyspäivällä. Kartanot voivat auttaa näidenkin järjestämisessä. Monilla on majoituksen ja ruokailun lisäksi paljon erityyppistä oheisohjelmaa aina kokkauskursseista golfratoihin.

Erityyppisiä kokous- ja virkistyspaketteja

Kuten muissakin kokoustiloissa, kartanoiden kapasiteettiin kuuluu nykyään kaikki modernit kokousvälineet. Piirtoheitintä tuskin kukaan enää käyttää, sen on korvannut videotykki. Yleensä oletetaan, että järjestäjä tuo oman kannettavan tietokoneensa, mutta kannattaa selvittää, onko paikalla omaa kiinteää konetta. Jos näin on, järjestäjän tulee varmistaa onko kyseessä Mac vai PC.

Fläppitaulut ja tussit, tai vaihtoehtoisesti valko- tai tussitaulut, kuuluvat myös yleensä varusteluihin yhdessä muistiinpanovälineiden kanssa. Audiovisuaalisia laitteita kuten äänentoistoa ja mikrofoneja voi myös tiedustella. Langaton internet-yhteys on tarjolla melkeinpä joka paikassa.

Kokouspaketteihin kuuluu normaalisti ainakin kahvi- ja lounastarjoilut. Riippuen kokouksen kestosta myös majoituspaketteja illallisineen on mahdollista tiedustella. Jotkut kartanot järjestävät myös oheistoimintaa, jos tilaaja näin haluaa. Saunat, kylpylätilat ja ravintolapalvelut ovat normaalisti yöpyjien käytössä.

Yrityksen virkistyspäivä kartanossa voi sisältää mitä tahansa coctailkurssista seinäkiipeilyyn riippuen paikan normaaleista oheispalveluista ja mahdollisista lisäohjelmista. Kuten kokouksissakin, valmiita paketteja on tarjolla runsaasti, mutta myös erikseen kyseisen tapahtuman luonteen ja osallistujien määrän perusteella voi aina tiedustella juuri itselleen sopivaa tarjousta.

Yleensä kartanoissa on upeat ulkoalueet, joita on hyvä käyttää hyödyksi sallituissa rajoissa ja ilmojen ollessa suosiollisia. Useissa kartanoissa on ulkoalueita hyväksikäyttävää oheistoimintaa kuten ratsastusta, minigolfia, pieneläintarhaa tai urheiluratoja. Klassinen mölkkypelikin voi olla mahdollista. Muutama aktiviteetti ruokailujen tahdittamana pitää virkistyspäivän mielenkiintoisena, ja päätteeksi yleensä on tarjolla sauna tai kylpylä tarjoiluineen. Erikseen voi tiedustella mahdollisuutta tilata esiintyjiä viihdyttämään ihmisiä, stand up tai trubaduuri soveltuu intiimimpäänkin tilaan ja usein kartanoilla on valmiiksi sovittuja suhteita paikallisiin esiintyjiin.

Järjestäjän muistilista kokouksen organisoimiseksi

Kokouksen järjestäminen kartanossa ei poikkea paljon vastaavan tilaisuuden järjestämisestä muissa tarkoitukseen soveltuvissa paikoissa. Suositeltavaa on, varsinkin jos paikka on ensimmäistä kertaa käytössä, että järjestäjä menee henkilökohtaisesti tarkistamaan tilat ennen tarjouksen hyväksymistä. Samalla voi huomioida parkkipaikat tai mahdolliset kartanoon menevät julkiset liikennevälineet, jollei yhteiskuljetusta olla järjestämässä.

Kokousjärjestelyt laitteineen ja tarjoiluineen on syytä sopia etukäteen, ja kokouksen aikataulu on lyötävä lukkoon, jotta kahvitukset, lounaat ja mahdolliset illalliset ja oheistoiminnot toimivat suunnitellusti. Mahdolliset ruoka-allergiat tai erityisruokavaliot täytyy myös ilmoittaa kartanon vastaaville.

Kokouspäivänä järjestäjän on syytä olla paikalla hyvissä ajoin, ja tarkistaa, että kaikki kokouslaitteet toimivat, internet-yhteys on kunnossa ja tekninen tuki kartanon puolelta valmiina mahdollisia ongelmatilanteita varten. Jos aikatauluun on tullut mitään muutoksia, ne tulee ilmoittaa välittömästi kartanon henkilökunnalle, kuten kaikki muutkin tarjoiluihin ja palveluihin vaikuttavat muutokset.

Oli kyseessä sitten kokous, symposiumi tai virkistyspäivä, sopivan kartanon löytäminen on suhteellisen helppoa suurempien asutuskeskusten läheltä. Hyvät suhteet henkilökuntaan tai jopa omistajiin myötävaikuttavat tilaisuuden onnistumiseen, ja mahdolliseen uusiutuvaan asiakassuhteeseen. Yllättävätkin tilanteet saadaan hoitumaan joustavasti ja huumorilla, jos ennakkosuunnittelu ja yhteistyö pelaavat hyvin.